Hoe werkt certificering? Van aanvraag tot certificaat

Je wilt ISO-gecertificeerd worden. Maar zodra je je gaat oriënteren, duizelen de termen je om de oren. Accreditatie, certificerende instanties, RvA, IAF — wie doet wat? En waarom zou het je iets uitmaken?

In dit artikel leg ik de hele keten uit. Van de internationale normen tot het certificaat aan je muur. Geen jargon, gewoon heldere uitleg. Zodat je weet wat je koopt als je straks een certificeerder kiest.

Waarom überhaupt certificeren?

Even terug naar de basis. Een ISO-certificaat is officieel bewijs dat jouw bedrijf aan bepaalde kwaliteitseisen voldoet. Denk aan ISO 9001 voor kwaliteitsmanagement of ISO 27001 voor informatiebeveiliging.

Dat certificaat hangt niet zomaar aan de muur. Het betekent:

• Klanten vertrouwen je sneller — je hebt aangetoond dat je processen op orde zijn
• Je komt in aanmerking voor aanbestedingen — veel opdrachtgevers eisen een ISO-certificaat
• Je werkt structureler — het certificeringsproces dwingt je om processen vast te leggen

Maar wie bepaalt eigenlijk of jouw bedrijf aan die eisen voldoet? En wie checkt of diegene wel objectief oordeelt?

Daar komt de certificeringsketen om de hoek kijken.

De keten in vier lagen

De certificeringswereld is opgebouwd als een piramide. Elke laag controleert de laag eronder. Zo ontstaat een systeem van checks and balances.

1. ISO: de normenmaker

Bovenaan staat de International Organization for Standardization — beter bekend als ISO. Dit is geen bedrijf en geen overheid, maar een samenwerkingsverband van meer dan 160 landen.

ISO ontwikkelt de normen waar jij straks aan moet voldoen. Ze bedenken niet zelf wat “goede kwaliteit” is, maar brengen experts uit de hele wereld bij elkaar om tot consensus te komen. Het resultaat: internationale standaarden zoals ISO 9001, ISO 14001 en ISO 27001.

Belangrijk: ISO certificeert zelf niemand. Ze maken alleen de spelregels.

2. Accreditatielichamen: de toezichthouders

Wie controleert of certificeerders hun werk goed doen? Dat zijn de accreditatielichamen.

In Nederland is dat de RvA — de Raad voor Accreditatie. Zij beoordelen of een certificeerder:

• Deskundig genoeg is om audits uit te voeren
• Onafhankelijk en onpartijdig werkt
• Zelf aan strenge kwaliteitsnormen voldoet

Het woord “accreditatie” betekent letterlijk: vertrouwen geven. De RvA geeft vertrouwen aan certificeerders door te checken of ze hun werk goed doen.

3. Certificeerders: de auditors

Dit is de laag waar jij als bedrijf mee te maken krijgt. Een certificeerder voert de daadwerkelijke audit bij jouw bedrijf uit.

In Nederland kun je kiezen uit bijna 50 geaccrediteerde certificeerders, van grote internationale partijen tot kleinere gespecialiseerde bureaus.

Een certificeerder:

• Beoordeelt of jouw bedrijf aan de norm voldoet
• Voert jaarlijks controle-audits uit
• Geeft het certificaat af (en kan het ook intrekken)

4. Jouw bedrijf: de certificaathouder

Onderaan de piramide sta jij. Als je de audit haalt, ontvang je een certificaat dat drie jaar geldig is. Tussentijds krijg je surveillance-audits — jaarlijkse controles om te checken of je nog steeds aan de eisen voldoet.

Visueel: de hele keten

┌─────────────────────────────────────┐
│   ISO                               │
│   Maakt internationale normen       │
└──────────────┬──────────────────────┘
               │
┌──────────────▼──────────────────────┐
│   Accreditatielichamen              │
│   (RvA, UKAS, DAkkS)                │
│   Controleren de certificeerders    │
└──────────────┬──────────────────────┘
               │
┌──────────────▼──────────────────────┐
│   Certificeerders                   │
│   (DNV, Kiwa, BSI, TÜV, etc.)       │
│   Voeren audits uit bij bedrijven   │
└──────────────┬──────────────────────┘
               │
┌──────────────▼──────────────────────┐
│   Jouw bedrijf                      │
│   Ontvangt het ISO-certificaat      │
└─────────────────────────────────────┘

Elke laag controleert de laag eronder. ISO stelt de regels, accreditatielichamen checken de certificeerders, certificeerders checken jou.

Waarom accreditatie ertoe doet

Bij het kiezen van een certificeerder is accreditatie een belangrijke factor. Niet elke partij die certificaten uitgeeft is namelijk geaccrediteerd.

Een certificaat van een niet-geaccrediteerde partij:

• Wordt niet altijd erkend door klanten of aanbesteders
• Heeft minder waarde in het buitenland
• Biedt geen garantie dat de audit objectief was

Met een geaccrediteerd certificaat weet je zeker dat:

• De certificeerder aan strenge kwaliteitseisen voldoet
• Je certificaat internationaal wordt erkend
• Er onafhankelijk toezicht is op het auditproces

Veelgestelde vragen

Moet mijn certificeerder door de RvA geaccrediteerd zijn?

Niet per se. Een accreditatie door UKAS, DAkkS of een ander erkend buitenlands accreditatielichaam is net zo geldig. Via het IAF (International Accreditation Forum) erkennen deze organisaties elkaars accreditaties. Je certificaat wordt dan wereldwijd geaccepteerd.

Wat als mijn klant specifiek een RvA-certificaat eist?

Dat komt voor bij sommige Nederlandse aanbestedingen of opdrachtgevers. Check in dat geval vooraf of je certificeerder door de RvA is geaccrediteerd. De meeste grote certificeerders hebben accreditaties van meerdere lichamen.

Kan ik zien of een certificeerder geaccrediteerd is?

Ja. Op de website van de RvA kun je zoeken naar geaccrediteerde organisaties. Ook buitenlandse accreditatielichamen hebben publieke registers. Of je vraagt de certificeerder zelf om hun accreditatiecertificaat — dat moeten ze kunnen tonen.

Wat is het verschil tussen certificering en accreditatie?

• Certificering is wat jij krijgt: een certificaat dat bewijst dat je aan een norm voldoet
• Accreditatie is wat de certificeerder krijgt: erkenning dat zij bevoegd zijn om te certificeren

Simpel gezegd: accreditatie is het “certificaat voor de certificeerder”.

Hoe weet ik of een certificaat echt is?

Via CertSearch van het IAF kun je certificaten verifiëren. Dit is een internationale database waarin geaccrediteerde certificeerders hun afgegeven certificaten registreren.

Samengevat

De certificeringsketen is een systeem van wederzijdse controle:

1. ISO maakt de normen
2. Accreditatielichamen (RvA, UKAS) controleren de certificeerders
3. Certificeerders (DNV, Kiwa, etc.) controleren jou
4. Jij krijgt het certificaat

Door voor een geaccrediteerde certificeerder te kiezen, weet je zeker dat je certificaat waarde heeft. Het wordt erkend door klanten, aanbesteders én in het buitenland.