Audit voorbereiden: checklist & tips

Je eerste certificeringsaudit komt eraan. Spannend? Dat hoeft niet. Een audit is geen examen waar je voor kunt zakken — het is een gesprek over hoe je werkt.

Nieuw met certificering? Lees eerst onze complete gidsen over ISO 9001, ISO 27001 of ISO 42001 voor de basis.

Wat gebeurt er tijdens een audit?

Een auditor komt naar je bedrijf om te checken of je doet wat je zegt te doen. Niet meer, niet minder.

Concreet betekent dit:

• Documenten bekijken — Je handboek, procedures, registraties
• Rondlopen — Door je kantoor, werkplaats of magazijn
• Vragen stellen — Aan jou en je medewerkers

De auditor zoekt geen fouten om je te laten zakken. Hij wil zien dat je kwaliteitssysteem werkt in de praktijk. Dat je niet alleen mooie documenten hebt, maar dat je team er ook naar handelt.

Een eerste audit (initiële audit) duurt meestal één tot drie dagen, afhankelijk van je bedrijfsgrootte.

Voorbereiding in 4 stappen

1. Zorg dat je documentatie klopt

De auditor vraagt om je kwaliteitshandboek, procedures en registraties. Zorg dat deze:

• Up-to-date zijn — geen verouderde versies
• Vindbaar zijn — digitaal of fysiek, maar georganiseerd
• Overeenkomen met de praktijk — schrijf op wat je doet, niet wat je zou willen doen

2. Bereid je medewerkers voor

De auditor stelt vragen aan je team. Geen strikvragen, maar simpele dingen als: “Wat doe je als er een klacht binnenkomt?” of “Waar vind je de werkinstructies?”

Informeer je medewerkers vooraf:

• Wanneer de audit plaatsvindt
• Dat ze eerlijk mogen antwoorden (ook “dat weet ik niet”)
• Dat het geen test is waar ze persoonlijk op worden afgerekend

3. Ruim je locatie op

Klinkt simpel, maar een opgeruimde werkplek maakt indruk. Denk aan:

• Duidelijke looproutes en vluchtwegen
• Opgeruimde werkplekken en magazijn
• Zichtbare veiligheidsmiddelen (waar van toepassing)

4. Neem zelf de tijd

Plan geen andere afspraken op auditdagen. Je moet beschikbaar zijn voor vragen en eventuele bevindingen direct kunnen bespreken.

Veelgemaakte fouten

Te perfecte documenten

Sommige bedrijven schrijven ellenlange procedures die niemand leest. De auditor prikt daar doorheen. Liever een simpele checklist die je team écht gebruikt, dan een 20-pagina handboek dat in een la ligt.

Medewerkers “briefen” met standaardantwoorden

Auditors herkennen ingestudeerde antwoorden. Als een medewerker zegt “dat weet ik niet, maar ik kan het opzoeken” is dat prima. Eerlijkheid scoort beter dan toneelspel.

Alles last-minute regelen

Een week voor de audit nog snel alle registraties invullen? Dat valt op. Lege logboeken die plotseling vol staan, of documenten die allemaal dezelfde datum hebben — auditors zien dat.

Afwijkingen verbergen

Als je weet dat iets niet op orde is, wees daar open over. “We weten dat dit een verbeterpunt is en werken eraan” maakt meer indruk dan ontkennen. Een auditor waardeert zelfinzicht.

Op de dag zelf

De auditor begint meestal met een openingsgesprek. Hierin legt hij uit hoe de dag eruitziet en wat hij gaat bekijken.

Zorg dat je klaar hebt:

• Een rustige ruimte waar de auditor kan werken
• Toegang tot alle relevante documenten (digitaal of fysiek)
• Koffie en een broodje — klinkt triviaal, maar een comfortabele auditor is een prettige auditor

Tijdens de audit:

• Beantwoord vragen eerlijk en bondig
• Zeg het als je iets niet weet — zoek het dan samen op
• Maak aantekeningen van bevindingen

Aan het eind volgt een afsluitgesprek. De auditor vertelt wat hij heeft gezien, welke afwijkingen er eventueel zijn, en hoe het verdergaat.