Je auditor hoeft niet meer langs te komen. Steeds vaker vindt de audit plaats via video-call. Scheelt reiskosten, maar wat betekent het voor jouw certificering?
Wat is remote auditing?
Bij een remote audit is de auditor niet fysiek aanwezig. In plaats daarvan verloopt de audit via video-call: interviews, documentatie delen via scherm, en soms een virtuele rondleiding met een telefoon of tablet.
Er zijn drie vormen:
Volledig on-site
Auditor komt naar je locatie
Volledig remote
Alles via video-call
Hybrid
Deel remote, deel on-site
Hybrid is tegenwoordig de standaard. De meeste certificeerders combineren remote sessies (documentatie, interviews) met een korter on-site bezoek voor fysieke observaties.
Wanneer mag een audit remote?
Sinds januari 2025 gelden nieuwe internationale richtlijnen (IAF MD 4:2025). De belangrijkste verandering: er is geen vaste limiet meer. Vroeger gold vaak "maximaal 30% remote". Nu bepaalt de certificeerder per organisatie hoeveel remote mag.
Die beslissing hangt af van:
- Je sector - IT-bedrijven kunnen vaak 100% remote, productie meestal niet
- Je processen - Fysieke handelingen vereisen observatie ter plekke
- Je track record - Ben je al gecertificeerd en liep de vorige audit goed?
Remote of on-site maakt voor de geldigheid van je certificaat geen verschil. Het certificaat vermeldt niet hoe de audit is uitgevoerd.
Geschiktheid per norm
informatiebeveiliging
ISO 27001
80-100% - documentatie en systemen zijn digitaal
kwaliteit, dienstverlening
ISO 9001
60-90% - afhankelijk van je activiteiten
kwaliteit, productie
ISO 9001
30-50% - productievloer vraagt on-site bezoek
milieu
ISO 14001
30-60% - afvalscheiding en opslag ter plekke checken
veiligheid
ISO 45001
20-40% - werkplekinspecties moeten on-site
Voordelen voor jou
Kostenbesparing
Geen reiskosten voor de auditor betekent 10-30% lagere auditkosten. Bij internationale certificeerders of afgelegen locaties is de besparing nog groter.
Snellere planning
Geen agenda's afstemmen voor reizen. Een remote audit is vaak binnen weken te plannen, on-site soms pas over maanden.
Minder verstoring
Geen rondleidingen die de productie stilleggen. Interviews kunnen verspreid over meerdere kortere sessies in plaats van twee volle dagen.
Flexibele deelname
Werk je met remote teams of internationale collega's? Die kunnen makkelijker aansluiten bij een video-call dan bij een fysiek bezoek.
Nadelen en beperkingen
Technologie moet werken
Een haperende internetverbinding kan de audit verstoren. Test vooraf je verbinding en heb een backup klaar (mobiele hotspot).
Niet alles is remote te beoordelen
Hoe je productievloer eruitziet, of medewerkers daadwerkelijk veiligheidsvoorschriften volgen, of afval correct wordt gescheiden - dat ziet een auditor liever met eigen ogen.
Schermvermoeidheid
Een dag lang video-calls is intensief. Voor zowel jou als de auditor. Sommige certificeerders spreiden remote audits daarom over meerdere halve dagen.
Minder informeel contact
De koffieautomaat-gesprekken waarin je extra context geeft, vallen weg. Zorg dat je tijdens de audit voldoende ruimte neemt om zaken toe te lichten.
Hoe bereid je je voor?
De voorbereiding voor een remote audit is minstens zo belangrijk als voor on-site. Enkele tips:
Technisch:
- Test je internetverbinding (minimaal 10 Mbps)
- Zorg dat alle deelnemers kunnen inloggen op het platform (meestal Teams of Zoom)
- Camera en microfoon werkend - geen echo of ruis
- Documenten digitaal en makkelijk vindbaar
Organisatorisch:
- Informeer betrokken collega's over de remote opzet
- Plan een interne audit als generale repetitie
- Vraag de certificeerder om een test-sessie een week vooraf
Documentatie:
- Alle procedures up-to-date en digitaal toegankelijk
- CAPA's (verbeteracties) gedocumenteerd - transparantie wordt gewaardeerd
- Registraties compleet (trainingen, kalibraties, interne audits)
Wat vraag je de certificeerder?
Bij het vergelijken van certificeerders - of je nu voor het eerst certificeert of wilt overstappen - stel deze vragen:
- Wat is jullie beleid voor remote audits bij mijn type organisatie?
- Welk percentage van de audit mag remote?
- Welk platform gebruiken jullie? (En mag ik een ander platform voorstellen?)
- Bieden jullie een test-sessie aan vooraf?
- Wat zijn de kosten remote versus on-site?
- Wat gebeurt er als de techniek faalt tijdens de audit?