Het ISO 45001-certificeringsproces
Van besluit tot certificaat doorloop je zes stappen. Reken op drie tot zes maanden.
De zes stappen naar certificering
-
Intake en scope bepalen
- Welke delen van je organisatie? Welke locaties? De certificeerder maakt een offerte op basis van deze scope.
-
GAP-analyse (optioneel)
- Een nulmeting: waar sta je nu? Wat moet er nog gebeuren? Niet verplicht, maar helpt bij planning.
-
Implementatie managementsysteem
- Documentatie opstellen, processen inrichten, medewerkers trainen. Minimaal drie maanden operationeel voordat certificering kan.
-
Fase 1-audit (documentatiecheck)
- De auditor beoordeelt je documentatie. Zijn de vereiste documenten aanwezig en actueel?
-
Fase 2-audit (praktijktoetsing)
- Audit op locatie. De auditor spreekt met medewerkers, bekijkt processen en controleert of theorie en praktijk overeenkomen.
-
Certificaat en onderhoud
- Bij goedkeuring: certificaat voor drie jaar. Jaarlijks een surveillance-audit, na drie jaar hercertificering.
Wie doet wat?
Jij
Systeem opzetten, interne audits, medewerkers voorbereiden
Consultant (optioneel)
Begeleiding, templates, training
Certificeerder
Audit uitvoeren, certificaat afgeven
Accreditatie-instantie
Controleert de certificeerder (de Nederlandse instantie, UKAS, DAkkS, etc.)
Voorbereiding op ISO 45001
Goede voorbereiding is het halve werk. De meeste tijd gaat zitten in het opzetten van je managementsysteem, niet in de audit.
Wat moet je intern regelen?
De belangrijkste voorbereidingsstappen:
- Verantwoordelijkheden toewijzen - Wie is eindverantwoordelijk? Wie coördineert?
- RI&E actualiseren - Je Risico-Inventarisatie en -Evaluatie is de basis
- Processen beschrijven - Hoe werk je veilig? Wat zijn de procedures?
- Medewerkers betrekken - ISO 45001 vereist werknemersparticipatie
- Interne audit - Test of alles werkt voordat de certificeerder komt
- Directiebeoordeling - Management Review: bespreek resultaten met directie
Welke documentatie is nodig?
De norm vereist minimaal:
OH&S-beleid
Jouw visie op veiligheid, ondertekend door directie
RI&E
Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (wettelijk verplicht)
Doelstellingen
Meetbare veiligheidsdoelen
Procesbeschrijvingen
Hoe je veilig werkt
Competentieoverzicht
Wie is bevoegd voor wat
Noodprocedures
BHV, ontruiming, calamiteitenplan
Interne auditrapport
Bewijs van interne controle
Directiebeoordelingsverslag
Management Review
Geen dik handboek nodig. De vorm is vrij. Veel bedrijven werken digitaal of met compacte documenten.
Drie veelgemaakte fouten
Fout 2: RI&E niet actueel
Een verouderde RI&E is een veelvoorkomende afwijking. Zorg dat je RI&E recent is en alle huidige risico's dekt.
Fout 3: Medewerkers niet betrokken
ISO 45001 vereist werknemersparticipatie. Als medewerkers niet weten wat het systeem inhoudt, valt dat op tijdens de audit.