Het ISO 9001-certificeringsproces
Certificering is geen examen dat je in één dag aflegt. Het is een proces van voorbereiding, implementatie en externe toetsing.
De zes fases
Gap-analyse 1-2 weken
Systeem opbouwen 2-4 maanden
Implementatie 1-2 maanden
Interne audit 2-4 weken
Directiebeoordeling 1 dag
Certificeringsaudit 1-3 dagen
Totaal 4 tot 7,5 maanden
-
Gap-analyse , duur 1-2 weken
Je inventariseert waar je staat en wat er nog moet gebeuren
-
Systeem opbouwen , duur 2-4 maanden
Je legt processen vast, maakt procedures, wijst verantwoordelijkheden toe
-
Implementatie , duur 1-2 maanden
Je gaat werken volgens het nieuwe systeem, traint medewerkers
-
Interne audit , duur 2-4 weken
Je controleert zelf of alles werkt voordat de certificeerder komt
-
Directiebeoordeling , duur 1 dag
Management beoordeelt of het systeem effectief is
-
Certificeringsaudit , duur 1-3 dagen
Een externe auditor toetst je systeem en geeft het certificaat
Wie doet wat?
Directie
Draagt kwaliteitsbeleid uit, stelt middelen beschikbaar
Kwaliteitsmanager
Bouwt het systeem, coördineert, bewaakt voortgang
Medewerkers
Werken volgens de afspraken, geven input voor verbetering
optioneel
Adviseur
Helpt bij opzet, traint medewerkers, bereidt audit voor
Certificeerder
Voert de onafhankelijke audit uit
Voorbereiding op ISO 9001
Een goede voorbereiding scheelt tijd, geld en frustratie bij de audit.
Documentatie-eisen
ISO 9001:2015 schrijft minder verplichte documenten voor dan eerdere versies. Maar deze zaken moet je vastleggen:
Kwaliteitsbeleid
Korte verklaring van je kwaliteitsdoelen en -aanpak
Kwaliteitsdoelstellingen
Meetbare doelen (bijv. klanttevredenheid > 8)
Scope
Welke activiteiten en locaties gecertificeerd worden
Procesoverzicht
Hoe je kernprocessen verlopen en samenhangen
Procedures
Werkafspraken voor kritieke processen
Registraties
Bewijs dat je doet wat je zegt (formulieren, logboeken)
Praktische checklist
Veelgemaakte fouten
Te veel documentatie
- Gevolg
- Onwerkbaar systeem, niemand leest het
- Oplossing
- Hou het simpel, documenteer alleen wat nodig is
Alleen voor het papiertje
- Gevolg
- Systeem wordt niet gebruikt, audit mislukt
- Oplossing
- Bouw iets dat je echt helpt
Te weinig tijd
- Gevolg
- Haastwerk, stress, slechte implementatie
- Oplossing
- Plan realistisch, neem drie tot zes maanden
Directie niet betrokken
- Gevolg
- Medewerkers nemen het niet serieus
- Oplossing
- Directie moet het uitdragen
Interne audit te laat
- Gevolg
- Geen tijd om problemen op te lossen
- Oplossing
- Plan interne audit minstens vier weken voor externe