Documenten voor de Safety Culture Ladder

De Safety Culture Ladder toetst gedrag. Je afspraken over veiligheid en gezondheid hoeven daarom niet op papier te staan. De normtekst zegt dat een managementsysteem niet verplicht is. Helpt een document je bedrijf, dan mag je het gebruiken. De auditor kijkt vooral naar wat mensen doen en zeggen.

Een paar stukken heb je wel nodig. Een gapanalyse zet op een rij waar je nog onder de trede zit die je wilt halen. Een actieplan zegt wat je daaraan doet. Welke stukken je nodig hebt, hangt af van je product:

Heb je al VCA of ISO 45001? Dan mag je de afspraken die je daarvoor hebt gemaakt ook voor de SCL gebruiken. Je hoeft er niets nieuws voor te schrijven. Je trede hangt toch vooral af van het gedrag dat de auditor ziet. Wat VCA wel op papier vraagt, staat bij de documenten voor VCA.

Elke SCL-audit begint met een zelfbeoordeling van je bedrijf. Bij SCL Light gebruik je verplicht de Self Assessment Questionnaire (SAQ) van NEN. Die staat in de webtool van NEN. Aan de webtool zit een online dossier. Daar zet je je stukken in, en je geeft de certificeerder toegang. Bij SCL en SCL Original mag je ook een ander instrument gebruiken. Je levert de uitkomst dan zelf aan bij de certificeerder.

De zelfbeoordeling is je nulmeting. Ze laat zien waar je al op trede 3 zit en waar nog niet. In de voorbereiding van de audit controleert de leadauditor eerst of ze er is. Dat is de eerste stap van de voorbereiding.

Bij SCL Light vergelijk je de uitkomst van je zelfbeoordeling met de trede die je wilt halen. Dat heet een gapanalyse. Je maakt die in het eerste jaar van elke cyclus van drie jaar, dus in jaar 1 en weer in jaar 4. De gapanalyse bevat minstens deze vijf punten:

Het actieplan werkt elke maatregel uit tot een stappenplan. Daarin staan de acties en het resultaat dat je wilt halen. Ook staat erin wanneer elke actie klaar is en wie hem uitvoert, met naam en functie. Je beschrijft hoe je controleert of de acties lopen en hoe je bijstuurt. In latere jaren zet je er ook de acties en resultaten van de vorige jaren in.

De certificeerder controleert of de stukken deze punten bevatten. Hij kijkt of de maatregelen specifiek en meetbaar zijn en bij de gaten passen. Hij beoordeelt niet of ze ook gaan werken. Dat ziet hij in de audits daarna. Hoeveel tijd je aan deze stukken kwijt bent, noemt NEN niet.

Bij SCL Light leg je één tot drie doelen vast voor een verandering in gedrag. Dat doe je in de webtool, samen met een zelfverklaring. Daarin verklaar je ook dat de directie bij die doelen betrokken is. De doelen zijn sinds 1 juli 2025 onderdeel van het actieplan. Sinds 1 juli 2026 tellen ze ook mee in het oordeel van de auditor.

In de jaren na de eerste audit kijkt de auditor of je de doelen hebt gehaald en nieuwe hebt gesteld. Hij kijkt ook of de directie zichtbaar betrokken is en of hij de verandering op de werkvloer terugziet. Scoort een subthema in de audit oranje, dan zet je voor dat subthema een eigen doel.

Bij SCL Light hoef je de zelfverklaring niet in het openbare register van NEN te zetten. Alleen het statement dat je certificeerder afgeeft, komt in het register.

In de voorbereiding controleert de leadauditor je bedrijfsgegevens. Houd deze stukken klaar:

De auditor mag ook extra stukken vragen om de audit goed te plannen. Het schema noemt als voorbeeld je veiligheids- of cultuurprogramma, de uitkomst van je interne audit en je directiebeoordeling, de vaste terugblik van je directie op hoe het gaat. Audit je op trede 4 of 5, dan geef je ook een overzicht van je lopende projecten in de auditweek. Daaruit kiest de auditor het project voor zijn onaangekondigde bezoek.

Voor het besluit over je certificaat heeft de certificeerder een verklaring van je directie nodig. Daarin staan de activiteiten en de bedrijven die onder het certificaat vallen. Als het kan, voeg je de juridische structuur uit de jaarlijkse verklaring van je accountant toe.

Het auditrapport is vertrouwelijk. Het geldt niet als bewijs tegenover anderen. Je krijgt het uiterlijk vijftien werkdagen na de laatste auditdag. NEN krijgt het rapport niet, maar mag het wel inzien als steekproef of bij een klacht.

Het rapport noemt de mensen die de auditor sprak. Het koppelt geen uitspraak aan een naam.

Je bewijs is het certificaat of statement. Daarop staan minstens:

Bij een holding met meerdere vestigingen krijg je één certificaat. De vestigingen staan dan in een bijlage. De certificeerder meldt het certificaat aan bij NEN, en NEN zet het in het openbare register. Daar zoekt je opdrachtgever het op.

De lijst met stukken is voor elke certificeerder gelijk. Welke extra stukken de auditor voor zijn planning vraagt, kan verschillen. Vraag dat in elke offerte. Bij CertificeerWijzer vraag je met één aanvraag offertes op bij certificeerders met een SCL-licentie, en geef je je product, je trede en je aantal medewerkers één keer op.