Verplichte documenten voor VCA

De VCA-checklist noemt per vraag de documenten die erbij horen. Je haalt een vraag pas als die documenten in orde zijn. Het schema noemt geen apart handboek als verplicht document. Het vraagt wel dat je systeem op papier beschreven staat, zodat de auditor het in fase 1 kan lezen. Welke vragen bij jouw niveau horen, staat bij de VCA-eisen.

Een VCA-certificeerder moet vóór zijn offerte minstens deze gegevens van je opvragen. Dat staat in hoofdstuk 7.1 van het schema:

Heb je deze gegevens klaar, dan kan elke certificeerder meteen rekenen. Het aantal werklocaties weegt zwaar in de prijs. Dat staat bij de kosten van VCA.

Een deel van je stukken leg je één keer vast en werk je bij als er iets verandert. Voor sommige stukken noemt de checklist een vaste termijn:

Naast vaste stukken laat je zien dat je het werk echt doet. Dat doe je met registraties. Deze registraties komen het vaakst terug:

Bij VCA** en VCA Petrochemie komen er registraties bij. Denk aan beoordelingen van onderaannemers en een lijst met goedgekeurde onderaannemers (vraag 10.2).

Voor de diploma's van je medewerkers hoef je geen kopieën te bewaren. De auditor mag ook kijken in het Centraal Diploma Register (CDR) van SSVV. Het examencentrum zet elk behaald diploma daarin. Een diploma B-VCA of VOL-VCA is tien jaar geldig, gerekend vanaf de examendatum. Je medewerker houdt zelf bij wanneer zijn diploma verloopt. Houd als werkgever toch een eigen lijst bij met de vervaldata. Dan weet je op tijd wie opnieuw examen moet doen. Huur je een zzp'er in als tijdelijke medewerker, dan is B-VCA voor hem in de regel genoeg. Geeft hij leiding aan anderen op de werkvloer, dan heeft hij net als elke operationeel leidinggevende VOL-VCA nodig. Werkt hij als onderaannemer, dan heeft hij VOL-VCA nodig.

VCA vraagt dat je je ongevallenfrequentie bijhoudt. Die heet de IF (Injury Frequency): het aantal ongevallen met verzuim per miljoen gewerkte uren. Je rekent hem zo uit: het aantal ongevallen met verzuim, maal 1.000.000, gedeeld door het aantal gewerkte uren.

Een ongeval telt als verzuim als iemand minstens één werkdag uitvalt. De dag van het ongeval telt daarbij niet mee. Tijdelijke medewerkers tellen ook mee. Weet je het aantal gewerkte uren niet, dan reken je met 1.600 uur per fte.

Neem een bedrijf met 25 fte zonder urenregistratie. Dat rekent met 40.000 uur per jaar. Had het één ongeval met verzuim, dan is de IF 25.

Het schema noemt geen grens waaronder je IF moet blijven. De auditor controleert wel bij elke audit of je cijfers kloppen en of je je ongevallen onderzoekt. De certificeerder meldt je cijfers elk jaar aan SSVV.

In fase 1 leest de auditor de documenten van je systeem. Dat doet hij in principe bij jou op locatie. Hij kijkt dan ook naar je klachtenafhandeling, je planning, je interne audit, je directiebeoordeling en je overzicht van wetten. In fase 2 zoekt hij het bewijs op de werkvloer. Hij praat met medewerkers en leidinggevenden. Hij kijkt of je registraties kloppen met wat hij daar ziet. Per vraag schrijft hij in zijn rapport waarom hij hem goed of fout rekent. Het hele verloop van de audit staat bij VCA-certificaat halen.

De lijst met documenten is voor elke certificeerder gelijk. De aanpak kan verschillen. Vraag in elke offerte waar fase 1 plaatsvindt en hoeveel tijd er tussen fase 1 en fase 2 zit. Vraag ook hoeveel werklocaties de auditor in fase 2 bezoekt. Bij CertificeerWijzer vraag je met één aanvraag offertes op bij certificeerders die VCA voor jouw sector mogen doen. Je geeft de gegevens voor de offerte daarbij één keer op.