Kosten van een VCA-certificaat

Een certificeerder rekent het aantal auditdagen maal zijn dagtarief. Een auditdag kost meestal €1.000 tot €1.800 exclusief btw. Een VCA-certificaat geldt drie jaar. Je betaalt de eerste audit en daarna elk jaar een controle-audit.

Het aantal dagen volgt uit een vaste rekenregel van SSVV. Hoe die werkt, staat bij de auditdagen hieronder. Zo ziet dat er in drie voorbeelden uit:

De marge in elke rij komt door de werklocaties. De certificeerder bepaalt per bezoek of hij een kwart of een halve dag nodig heeft. Na drie jaar volgt de hercertificering. Die kost hooguit evenveel als de eerste audit. Fase 1 doet de certificeerder dan alleen als dat nodig is. Reis- en certificaatkosten en je eigen uren staan los van deze dagen. Hoe zulke posten in een offerte staan, is voor elke norm hetzelfde. Je vindt het bij kosten van certificeren.

VCA heeft een eigen rekentabel voor de audittijd. Die staat in bijlage D van het schema. Een certificeerder gebruikt die tabel voor VCA, en niet de internationale tabel voor ISO-normen. De tabel geeft een minimum. De certificeerder past daarna de factoren uit de internationale regels toe. Die factoren mogen de tijd bij VCA alleen verhogen. Dit is de tijd op je hoofdvestiging voor de eerste audit, fase 1 en fase 2 samen:

Boven de 50 fte loopt de tijd op kantoor dus nauwelijks op. Een bedrijf met 500 fte heeft voor VCA** evenveel kantoortijd als een bedrijf met 60 fte. Voor fase 1 is een vast deel van die tijd. Bij 0,75 en 1 dag is dat 0,25 dag. Bij 1,75 en 2 dagen is dat 0,75 dag. De twee controle-audits krijgen samen dezelfde kantoortijd als fase 2 van je eerste audit. Bij VCA* met minder dan 50 fte is dat samen 0,5 dag.

De tijd voor het rapport zit niet in deze dagen. Die kan in een offerte dus apart staan. Hoeveel uur dat is, verschilt per certificeerder. Vraag het daarom na en zet het in je vergelijking.

Ter vergelijking: een bouwbedrijf met 10 fte heeft voor de eerste audit van ISO 45001 3,5 dagen nodig. Voor VCA* begint datzelfde bedrijf bij 0,75 dag, plus de werklocaties. Het verschil tussen beide staat bij wat VCA is.

Bij VCA bezoekt de auditor bij elke audit je werklocaties. Dat geldt voor de eerste audit, elke controle-audit en de hercertificering. Elk bezoek kost een kwart tot een halve dag. Hoeveel bezoeken het worden, hangt af van het gemiddelde aantal werklocaties waar je tegelijk werkt:

Voor een aannemer met veel klussen is dit vaak de grootste post. Neem de installateur uit het voorbeeld. Hij werkt op vier plekken tegelijk, dus de auditor komt per audit twee keer op een werklocatie langs. Op kantoor kost zijn eerste audit 0,75 dag. Zijn twee werklocatiebezoeken kosten samen 0,5 tot 1 dag.

Doet steeds één medewerker kort en gelijksoortig werk? Dan mag het aantal bezoeken half zo groot zijn, naar boven afgerond. Ziet de certificeerder extra risico's, dan mag hij ook meer bezoeken plannen. Die keuze moet hij onderbouwen in een vastgelegde risico-inschatting.

Heb je meer vestigingen met hetzelfde werk en één systeem? Dan krijg je één certificaat. De auditor bezoekt dan altijd je hoofdvestiging. Van de nevenvestigingen bezoekt hij een deel. Elk bezoek aan een nevenvestiging kost 0,25 dag. Bij de eerste audit bezoekt hij de wortel uit het aantal nevenvestigingen, naar boven afgerond. Bij 5 of 6 nevenvestigingen zijn dat er 3. Bij een controle-audit is het 0,6 keer de wortel. Bij 5 of 6 nevenvestigingen zijn dat er 2. Bij de hercertificering bezoekt hij in principe evenveel als bij de eerste audit. Was je systeem de hele vorige periode aantoonbaar effectief? Dan mag het minder.

Bij VCA telt iedereen mee die invloed heeft op je VCA-systeem. Certificeer je één afdeling, dan tellen ook mensen als een centrale veiligheidsdienst en het verantwoordelijke management mee. Tijdelijke krachten tellen ook mee, zoals uitzendkrachten, gedetacheerden, stagiairs en zzp'ers onder jouw gezag. Je vaste mensen tel je op de dag van je aanvraag. Tijdelijke krachten tel je als gemiddelde over de twaalf maanden daarvoor. Zit je net rond de 50 fte? Dan scheelt dat bij elk niveau een kwart dag op kantoor.

SSVV rekent de certificeerder per certificaat een vast bedrag voor het beheer. De certificeerder rekent dat één op één aan jou door. SSVV noemt op haar site de bedragen die sinds 1 januari 2022 gelden: €90 voor VCA*, €155 voor VCA** en €155 voor VCA Petrochemie, exclusief btw. Voor VCA-MAX noemt SSVV €75.

SSVV zet bij die bedragen nog de oude versie 2017/6.0. Of ze voor versie 2026/6.1 gelijk zijn, meldt SSVV niet. Vraag de certificeerder daarom welk bedrag hij doorrekent.

Daarnaast heb je de kosten om je systeem te laten draaien. Denk aan diploma's, keuringen en beschermingsmiddelen. Die kosten hangen af van je bedrijf en staan niet in de offerte van de certificeerder.

De rekentabel is voor elke certificeerder gelijk. Toch kunnen offertes verschillen. Dat komt door vier dingen:

Vraag elke certificeerder hoeveel werklocaties hij bezoekt en hoe lang. Vraag ook wat het totaal over drie jaar kost, met de afdracht aan SSVV. Gaat de som niet op, of past je certificeerder niet meer bij je bedrijf? Dan kun je overstappen zonder opnieuw te beginnen.

Bij CertificeerWijzer vraag je met één aanvraag offertes op bij certificeerders die VCA voor jouw sector mogen doen. Je geeft je niveau, je fte en je aantal werklocaties één keer op. Zo rekent elke certificeerder met dezelfde getallen, en zie je waar het verschil zit.