VCA-certificaat halen: stappen en doorlooptijd

Een VCA-traject duurt minstens drie maanden, gerekend vanaf het moment dat je systeem draait. Die termijn staat in het schema. Je systeem voor veiligheid, gezondheid en milieu (VGM-beheersysteem) moet minstens drie maanden in gebruik zijn voordat fase 2 van de audit mag beginnen. Fase 2 is het deel van de audit waarin de auditor op de werkvloer kijkt.

Daar komt de tijd voor de opbouw bij, en de wachttijd bij de certificeerder. Tussen je opdracht en de eerste audit zit meestal drie tot vier maanden. Vraag daarom offertes aan zodra je weet welk niveau je opdrachtgever wil. Dan loopt de wachttijd terwijl jij je systeem invoert. Hoe een traject in het algemeen verloopt, staat bij voor het eerst certificeren.

SSVV beschrijft zelf een stappenplan. Het schema vult dat aan met eisen aan de aanvraag en de audit. Samen zijn dat zeven stappen.

Je opdrachtgever bepaalt of je VCA nodig hebt en welk niveau. Vraag het hem dus eerst. Weet hij het zelf niet, kijk dan naar je onderaannemers. VCA* is voor werk zonder onderaannemers. Zet je wel onderaannemers in, dan heb je VCA** of VCA Petrochemie nodig. VCA Petrochemie vraagt daarbovenop extra eisen voor de petrochemie. Het verschil per niveau staat bij de VCA-eisen.

Je loopt de vragen van je niveau langs. Per vraag kijk je waar je al aan voldoet en waar nog niet. Wat ontbreekt, zet je in een actieplan. De checklist is gratis te downloaden bij SSVV. Bij elke vraag staat welke documenten de auditor wil zien. Een overzicht staat bij de documenten voor VCA.

Plan de diploma's vroeg in. Operationele medewerkers moeten het diploma B-VCA hebben. Operationeel leidinggevenden moeten het diploma VOL-VCA hebben. Dat geldt voor iedereen die langer dan drie maanden voor je werkt. Een opleiding is niet verplicht, het examen wel. Het examencentrum zet de uitslag in het Centraal Diploma Register. Daar controleert de auditor het later.

Je voert de punten uit je actieplan uit. Daarna laat je het systeem minstens drie maanden draaien. In die tijd houd je toolboxmeetings, doe je werkplekinspecties en registreer je incidenten. Voor je eerste certificering doe je ook een interne audit. Die laat zien dat je aan alle vragen van je niveau voldoet. Daarna beoordeelt de directie het systeem. Zonder het verslag van de interne audit en de directiebeoordeling haal je de mustvragen 1.5 en 1.6 niet.

Een VCA-certificeerder moet vóór zijn offerte vaste gegevens van je opvragen. Dat schrijft het schema voor. Het gaat onder andere om je vestigingen, je medewerkers en je manuren per jaar. De volledige lijst staat bij de documenten voor VCA.

Ook vraagt hij hoeveel werklocaties je gemiddeld tegelijk hebt. Dat aantal bepaalt een groot deel van je auditdagen. Hoe de dagen worden berekend, staat bij de kosten van VCA.

Hij vraagt ook naar je activiteiten met de NACE-code. Dat is de Europese indeling van bedrijfsactiviteiten. De eerste vier cijfers van je SBI-code bij de KvK zijn bijna altijd gelijk aan je NACE-code. Uit die code volgt je sectorcode (IAF-code). Een certificeerder mag VCA alleen doen voor de sectorcodes in zijn accreditatie.

De eerste audit heeft twee delen. In fase 1 beoordeelt de auditor je documenten. In fase 2 kijkt hij of je systeem werkt in de praktijk. Wat hij per fase bekijkt, staat hieronder.

De auditor schrijft een rapport. Een VCA-coördinator van de certificeerder keurt dat rapport goed. Daarna neemt een bevoegd persoon het besluit. Je krijgt het volledige rapport. Binnen een maand zet de certificeerder je certificaat in het Centraal Certificaten Register van SSVV. Opdrachtgevers zoeken je daar op.

Fase 1 en fase 2 hebben bij VCA een vaste vorm. De algemene regels voor fase 1 en fase 2 staan bij de certificeringsaudit. Bij VCA kijkt de auditor in elke fase naar het volgende:

Bij een klein bedrijf met VCA* duren fase 1 en fase 2 op kantoor samen minstens 0,75 dag. De bezoeken aan werklocaties komen daar bovenop.

Na de audit kan de auditor twee soorten bevindingen hebben:

Los je een afwijking bij een gecertificeerd bedrijf niet op tijd op, dan schorst de certificeerder je certificaat. Is de schorsing na drie maanden nog niet opgeheven, dan trekt hij het in. Wil je daarna weer VCA, dan doe je een nieuwe aanvraag. Zet een ernstig ongeval binnen je certificaat ook direct door naar je certificeerder. Dat eist vraag 11.1. De certificeerder kan dan een speciale audit doen.

Hoe snel je aan de beurt bent, hangt ook af van het aantal certificeerders voor jouw sector. CertificeerWijzer telde op 24 september 2026 in het de nationale accreditatie-instantie-register 20 certificeerders met VCA in hun accreditatie. In de bouw mogen er 19 VCA doen. In de chemische industrie zijn dat er 5. Werk je in een sector met weinig certificeerders, dan heb je minder keus in data. Vraag in elke offerte naar de eerste datum voor fase 1, en naar het aantal werklocaties dat hij wil bezoeken. Past je certificeerder later niet meer, dan kun je overstappen zonder opnieuw te beginnen.

Bij CertificeerWijzer vraag je met één aanvraag offertes op bij VCA-certificeerders die jouw sector mogen doen. Dan zie je de verschillen naast elkaar, ook in de eerste datum voor fase 1.