ISO-certificaat voor een tender of aanbesteding

Een overheid mag een ISO-certificaat eisen, zolang die eis in verhouding staat tot de opdracht. Dat staat in artikel 1.10 van de Aanbestedingswet 2012. Voor kleinere, nationale aanbestedingen staat dezelfde regel in artikel 1.13. De wet geldt voor overheden en andere aanbestedende diensten. Een gewone zakelijke klant valt er niet onder en mag zelf weten wat hij eist.

Een certificaat vragen is een eis aan jou als bedrijf. Zo'n eis heet een geschiktheidseis: je moet ermee laten zien dat je de opdracht aankunt. De Gids Proportionaliteit werkt de regel uit. Het Aanbestedingsbesluit maakt die gids verplicht bij Europese, nationale en meervoudig onderhandse aanbestedingen. Wijkt een aanbesteder ervan af, dan moet hij dat in de aanbestedingsstukken uitleggen.

Ook de certificeerder die je certificaat afgaf, moet aan eisen voldoen. Bij een Europese aanbesteding verwijst de aanbesteder naar certificaten van certificeerders die aan de Europese normen voor certificering voldoen. Wat dat in de praktijk betekent, staat bij accreditatie.

Een certificaateis is te zwaar als hij niets te maken heeft met de risico's van de opdracht. Dat volgt uit voorschrift 3.5 B van de Gids Proportionaliteit. De aanbesteder stelt alleen eisen die horen bij echte risico's van de opdracht, of bij wat je nodig hebt om de opdracht goed te doen. De gids noemt ISO-certificaten niet apart. Een eis om ISO 27001 is dus goed te verdedigen bij een opdracht met gevoelige gegevens. Bij een opdracht zonder gevoelige gegevens is die eis lastiger uit te leggen.

Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding nodigt de overheid zelf een paar bedrijven uit. Daar mag ze volgens voorschrift 3.5 C alleen geschiktheidseisen stellen als ze nog niet weet of een bedrijf geschikt is. Een certificaateis hoort daar dus een uitzondering te zijn.

Vind je een eis te zwaar, dan zet je drie stappen:

De nota van inlichtingen is de ronde waarin inschrijvers vragen stellen over de aanbesteding. De aanbesteder beantwoordt ze in één document. Vraag waarom het certificaat nodig is voor deze opdracht. Vraag ook of ander bewijs telt, of dat het certificaat ook mag bij de start van de opdracht. Het antwoord geldt voor elke inschrijver.

Helpt de nota van inlichtingen niet, dan dien je een klacht in bij de aanbesteder zelf. Geef hem een redelijke termijn om te reageren.

Blijft de aanbesteder bij zijn eis, dan kun je naar de Commissie van Aanbestedingsexperts. Die behandelt een klacht over de opzet van een aanbesteding, zoals de eisen. Dat doet ze alleen als je de klacht eerst bij de aanbesteder hebt ingediend.

Een aanbesteder moet bij een Europese aanbesteding meer accepteren dan alleen het certificaat dat hij noemt. Dat staat in artikel 2.96 voor kwaliteit en in artikel 2.97 voor milieu, zoals ISO 14001. Er zijn twee regels:

De wet zegt niet wanneer een reden jou niet aan te rekenen is. Dat beoordeelt de aanbesteder. Ander bewijs kan zijn: je handboek, je interne audit, je directiebeoordeling en een getekende opdracht aan een certificeerder met de datum van je audit. Artikel 2.96 staat in het deel van de wet voor Europese aanbestedingen. Bij een nationale aanbesteding schrijft de wet het dus niet voor, al mag de aanbesteder ander bewijs wel toelaten. Daar geldt wel dat elke eis in verhouding moet staan tot de opdracht.

Een eerste ISO 9001-certificering duurt vanaf nul ongeveer acht maanden. Dat is veel langer dan de 45 dagen die je bij een Europese openbare aanbesteding minstens krijgt om in te schrijven. Voor een tender die nu loopt, ben je dus meestal te laat.

Moet je certificaat er op een vaste datum zijn? Begin dan tien maanden van tevoren, zodat je twee maanden speling hebt. Hoe die tijd is opgebouwd, staat bij voor het eerst certificeren. Werk je al met vaste afspraken, zoals werkinstructies en een klachtenlijst? Dan kan het in vier tot vijf maanden.

Komt de tender eerder dan je certificaat, dan kun je dit doen:

Reken op drie tot vier maanden wachttijd tot je eerste audit. Dat verschilt per certificeerder. Vraag daarom meteen offertes op, terwijl je je systeem nog opbouwt. Een adviseur kan de opbouw versnellen. Wanneer dat loont, staat bij implementatiebegeleiding.

Een certificaat helpt alleen als het past bij de opdracht. Kijk daarom vóór je inschrijft naar drie dingen:

Plan je hercertificering ruim vóór de vervaldatum. Kan je certificeerder niet op tijd? Dan kun je overstappen zonder opnieuw te beginnen, zolang je certificaat nog geldig is. De nieuwe certificeerder beoordeelt je dossier eerst, dus begin daar niet pas in de laatste weken mee.

Met een deadline telt naast de prijs ook de eerste auditdatum. Certificeerders verschillen in hoe snel ze een auditor kunnen sturen. Ze verschillen ook in welke sectoren ze mogen doen. Bij ISO 9001 mag niet elke certificeerder elke sector certificeren.

Bij CertificeerWijzer vraag je met één aanvraag offertes op bij certificeerders die jouw norm voor jouw sector mogen doen. Zet je deadline in de aanvraag en vraag in elke offerte naar de eerste mogelijke datum voor fase 1 en fase 2. Dan zie je wie op tijd kan.