ISO 9001: kwaliteitsmanagement en certificering

ISO 9001 is de internationale norm voor kwaliteitsmanagement. De norm legt afspraken vast over hoe je je werk plant, uitvoert, controleert en verbetert. Zo krijgen klanten wat je belooft. De norm toetst hoe je werkt, niet welk product je maakt. Een bakkerij en een ingenieursbureau kunnen daarom allebei hetzelfde certificaat hebben. In 2024 waren er bijna anderhalf miljoen geldige certificaten. Daarmee is het de meest gebruikte managementnorm ter wereld.

De norm draait om de Plan-Do-Check-Act-cyclus (PDCA). Je plant wat je wilt bereiken en hoe. Je voert het uit. Je meet of het werkt. Dan stuur je bij. Daarna begint de ronde opnieuw. Dat geldt voor je bedrijf als geheel. Het geldt ook voor elk proces apart, van offerte tot levering. De huidige versie is ISO 9001:2026. Die verscheen op 16 september 2026. Wat er verandert, staat bij de overgang naar ISO 9001:2026.

Voor de meeste bedrijven is ISO 9001 vrijwillig. De norm is er voor elke organisatie. De overheid maakt certificering alleen in bepaalde gevallen verplicht. Bedrijven halen het om deze redenen:

ISO 9001 vraagt dat je je werk beheerst en blijft verbeteren. De norm schrijft niet voor hoe. De eisen staan in hoofdstuk 4 tot en met 10 van de norm. In gewone taal vragen ze dat je:

Neem een installateur die steeds dezelfde klacht krijgt over vergeten opleverpapieren. ISO 9001 vraagt dan geen dikker handboek. Hij legt de klacht vast en zoekt de oorzaak. Daarna laat hij zien dat het niet meer gebeurt. Alle eisen staan bij de eisen van ISO 9001. Wat je op papier moet hebben, staat bij de verplichte documenten.

Een ISO 9001-traject duurt vanaf nul ongeveer acht maanden. Daarin zit drie tot vier maanden wachten tot een certificeerder tijd heeft. Werk je al gestructureerd, dan duurt het vier tot vijf maanden. Vraag dus meteen offertes op. Dan loopt die wachttijd terwijl jij bouwt. Daarna volgt de certificeringsaudit. Die bestaat uit twee delen. In fase 1 kijkt de auditor of je klaar bent. In fase 2 toetst hij of het systeem in de praktijk werkt. Vanaf het besluit over je certificaat loopt een cyclus van drie jaar. Er is een controle-audit binnen 12 maanden en een tweede in het jaar daarna. In jaar 3 volgt de hercertificering. Elke stap en wat hem vertraagt, staat bij de stappen naar ISO 9001.

Een certificeerder rekent het aantal auditdagen maal zijn dagtarief. Dat tarief ligt tussen €1.000 en €1.800 exclusief btw. Het aantal dagen volgt bij elke geaccrediteerde certificeerder uit dezelfde regels. Die regels staan in Global ACI-TECH-3-004 (IAF MD 5). Ze kijken naar het aantal fte, het risico van je werk en een cyclus van drie jaar. Die cyclus bestaat uit een eerste audit, twee controle-audits en een hercertificering. Een bedrijf van 10 fte met gemiddeld risico heeft 2 dagen nodig voor de eerste audit. Elke controle-audit duurt 1 dag. Samen kost dat €4.000 tot €7.200 exclusief btw in de eerste drie jaar. De tabel, de risicoklassen en hoe je een offerte narekent, staan bij de kosten van ISO 9001.

Heb je al een ISO 9001-certificaat? Dan kun je op elk moment in de drie jaar naar een andere certificeerder overstappen. Je hoeft dan niet opnieuw te beginnen. De nieuwe certificeerder neemt je cyclus over. Bij ISO 9001 moet hij daarvoor jouw sectorcode in zijn accreditatie hebben. Dat eist Global ACI-TECH-3-002 (IAF MD 2). De regels die voor elke norm gelden, staan bij overstappen.

Heb je een certificaat op ISO 9001:2015? Dan moet je vóór 30 september 2029 overgaan naar ISO 9001:2026. Dat kan tijdens een gewone controle-audit of hercertificering. Het kan ook in een aparte audit. Vanaf 31 maart 2028 kan een eerste certificaat alleen nog op de versie van 2026. Je hebt voor de overgang toch een audit nodig. Dat is dus een logisch moment om offertes te vergelijken.

Alleen een certificeerder die is goedgekeurd door de nationale accreditatie-instantie of een buitenlandse zusterorganisatie mag ISO 9001 certificeren onder accreditatie. CertificeerWijzer telde op 24 september 2026 in het de nationale accreditatie-instantie-register en de UKAS-schedules 26 certificeerders in Nederland met zo'n accreditatie voor ISO 9001. Daarvan hebben 25 hun accreditatie via de nationale accreditatie-instantie. Eén heeft hem via de Britse UKAS. Een certificeerder die alleen een zorgschema op basis van ISO 9001 mag doen, telt niet mee.

Bij ISO 9001 telt daarnaast je sector. De nationale accreditatie-instantie legt elke accreditatie vast per sectorcode (IAF-code). ISO 9001 kent er 39. Die staan in Global ACI-TECH-3-021 (IAF ID 1). Elke code sluit aan op een groep KvK-activiteiten. In Europa heet dezelfde nummering ook EA-code. EA-code 28 en IAF-code 28 zijn allebei de bouw. Een certificeerder mag een geaccrediteerd ISO 9001-certificaat alleen afgeven voor de sectoren in zijn accreditatie. Zo is de keuze kleiner dan het totaal doet denken:

Een bouwbedrijf heeft dus een ruime keus. Een zorginstelling heeft minder dan de helft. Wat er verder in de bouw speelt, staat bij ISO 9001 in de bouw.

Werkt je bedrijf in meer dan één sector? Dan moet de certificeerder alle sectoren in zijn accreditatie hebben die onder je certificaat vallen. Neem een hovenier die ook grondwerk doet. Die valt onder zakelijke diensten (code 35) én onder bouw (code 28). Hij heeft dus een certificeerder nodig die beide mag doen. Geef bij je aanvraag daarom al je activiteiten op. Doe dat ook als je KvK-inschrijving er maar één noemt. Het aantal auditdagen hangt hier ook van af. Volgens TECH-3-004 bepaalt de certificeerder bij gemengd werk de audittijd. Hij kijkt dan naar het aantal mensen per activiteit, met het risico dat bij elke activiteit hoort.

Bij een holding (SBI 64.2) of hoofdkantoor (SBI 70.10) zegt de KvK-code niets over de sector die telt. Die code beschrijft het besturen of financieren van andere bedrijven. Je certificaat gaat echter over het werk van de werkmaatschappijen. De certificeerder bekijkt daarom wat die werkmaatschappijen doen. Bij een holding boven een installatiebedrijf en een ingenieursbureau zijn dat bouw (code 28) en ingenieursdiensten (code 34). Kies dus een certificeerder die beide sectoren in zijn accreditatie heeft.

Kies op deze punten. De regels voor het rekenen zijn gelijk, maar de uitvoering verschilt:

Meer keuzepunten staan bij certificeerder kiezen. Bij CertificeerWijzer geef je in één aanvraag al je activiteiten op. De aanvraag gaat alleen naar certificeerders die al die sectoren in hun accreditatie hebben. Het volledige overzicht staat bij certificeerders.

ISO 9001 deelt zijn opbouw met andere managementnormen. Zo kun je ze later in één systeem en één audit combineren: