ISO-certificering zelf doen of met een adviseur

Voor elke ISO-norm bouw je eerst een managementsysteem. Dat zijn de afspraken over hoe je werkt, vastgelegd en in gebruik. Daarna toetst een certificeerder het in een audit. Voor die opbouw heb je drie routes:

Een adviseur neemt vooral het uitzoeken en opschrijven over. Wat de auditor toetst, doe je zelf. In een begeleidingstraject doet een adviseur meestal het volgende:

Wat bij jou blijft, is precies waar de auditor naar kijkt. In fase 2 toetst hij op locatie of je werkt zoals afgesproken. Hij toetst ook of je je doelen meet en bijstuurt. Hij kijkt of de interne audit en directiebeoordeling gedaan zijn. En hij kijkt of je leiding verantwoordelijkheid neemt voor het beleid. Zo staat het in ISO/IEC 17021-1, de norm met eisen aan certificeerders. De registraties die dat bewijzen maak jij. Jouw mensen beantwoorden de vragen van de auditor. Over het certificaat beslist de certificeerder. Dat doet iemand anders dan de auditor. Daarom kan geen adviseur je een certificaat beloven.

Hoeveel uur een traject jou kost, hangt af van je bedrijf, je norm en je startpunt. CertificeerWijzer heeft daar nog geen betrouwbaar getal voor. Wel is duidelijk waar de tijd in zit. Ook is duidelijk welk deel een adviseur kan overnemen:

De audit zelf is het kleinste deel. Bij ISO 9001 duren fase 1 en fase 2 samen 1,5 dag voor een bedrijf met 1 tot 5 fte. Global ACI-TECH-3-004 (IAF MD 5) schrijft dat voor. Een adviseur verkort vooral de opbouw. Bij ISO 9001 reken je vanaf nul op ongeveer acht maanden. Minstens drie maanden daarvan draait je systeem. Drie tot vier maanden daarvan is wachttijd bij de certificeerder. Die twee worden met een adviseur niet korter. Vraag daarom ook met een adviseur meteen offertes op. Dan loopt de wachttijd terwijl jij bouwt. De stappen voor ISO 9001 laten zien hoe dat in elkaar past.

Een adviseur loont als zijn uren de jouwe vervangen. Dat doet hij op een punt waar je zelf langzaam of onzeker bent. Dat speelt vooral in drie situaties:

Zelf doen ligt meer voor de hand in drie gevallen. Iemand in je bedrijf kent de norm al, bijvoorbeeld van een vorige werkgever. Je werkt al met vaste afspraken, zoals werkinstructies en een klachtenlijst. Of je voegt een tweede norm toe aan een systeem dat er al staat. Veel bedrijven kiezen dan een tussenvorm. Ze bouwen zelf, met een training vooraf. Een buitenstaander doet de interne audit. Wie meerdere normen tegelijk wil, kan ze ook in één systeem combineren.

Een certificeerder mag het systeem dat hij certificeert niet zelf helpen opbouwen. Dat geldt ook voor elk ander onderdeel van zijn rechtspersoon. ISO/IEC 17021-1 eist dat. De accreditatie-instantie controleert het. In Nederland is dat de nationale accreditatie-instantie. Advies betekent daarbij: handboeken of procedures voor je schrijven. Ook geldt het als je oplossingen krijgt die op jouw bedrijf zijn toegesneden. Algemene uitleg mag wel. Denk aan wat een eis betekent, waar je kunt verbeteren, of een training voor iedereen. Dat mag zolang er geen oplossing voor jouw bedrijf in zit.

Lastiger is een adviesbureau dat een band heeft met een certificeerder, bijvoorbeeld via dezelfde eigenaar. ISO/IEC 17021-1 noemt advies van zo'n bureau een grote bedreiging voor de onpartijdigheid van de certificeerder. Die moet dan aantonen dat zijn oordeel over jou niet in gevaar is. De erkende manier staat in de normtekst zelf. De certificeerder certificeert jouw systeem pas twee jaar na het einde van het advies. Een andere maatregel mag ook, als die even sterk is. Een zelfstandige adviseur met een eigen bedrijf telt hierbij ook als bureau. Je certificeerder vraagt daarom in de aanvraag of je advies hebt gehad, en van wie.

Twee andere regels uit dezelfde norm raken je keuze:

Kies dus een adviseur die los staat van de certificeerder die je wilt. Of houd rekening met die twee jaar in je planning.

Een goede adviseur kent jouw norm en jouw soort bedrijf. Hij zegt vooraf wat hij doet en wat jij moet doen. Ook bouwt hij een systeem dat je daarna zelf kunt bijhouden. Let bij het vergelijken van voorstellen op deze punten:

Adviesbureaus die begeleiding naar een certificaat als kerndienst hebben, staan bij de implementatiepartners. Je certificeerder kies je los daarvan. Let daarbij op wie jouw norm en sector mag doen en wat het over drie jaar kost. Dat staat bij certificeerder kiezen.

Bij CertificeerWijzer vertel je één keer waar je staat met je managementsysteem. Vertel ook waar je hulp bij zoekt. Wij selecteren implementatiepartners die bij je situatie passen. Je vergelijkt hun voorstellen op prijs en aanpak. Certificeerders zitten daar niet tussen, want die mogen niet adviseren.