ISO 14001-certificaat halen: stappen en doorlooptijd

Begin je vanaf nul en vraag je meteen offertes op, dan duurt een ISO 14001-traject ongeveer acht maanden. Daarvan is drie tot vier maanden wachttijd bij de certificeerder. Heb je al een managementsysteem, zoals ISO 9001? Dan ben je in vier tot vijf maanden klaar. Je hebt dan al een interne audit, een managementreview en documentbeheer. Moet het certificaat er op een vaste datum zijn, zoals voor een aanbesteding? Begin dan tien maanden van tevoren: de acht maanden van het traject plus twee maanden marge. Wat je in die maanden per stap doet, is bij elke norm gelijk en staat bij voor het eerst certificeren.

De stappen zelf, van norm kiezen tot het besluit van de certificeerder, zijn bij elke norm gelijk. Bij ISO 14001 zijn vier stappen anders.

Je legt vast welke locaties en welk werk onder het certificaat vallen. Je legt ook vast hoeveel fte daar werkt. Parttimers tellen naar uren mee. Bij ISO 14001 bepaalt je werk ook welke certificeerders je mogen doen. Een certificeerder is voor ISO 14001 per sector geaccrediteerd. De 39 sectorcodes (IAF-codes) staan in Global ACI-TECH-3-021 (IAF ID 1). Voorbeelden zijn bouw (code 28) en transport (code 31).

Bij ISO 14001 zit het meeste opbouwwerk in twee lijsten. De eerste lijst gaat over je milieuaspecten. Dat zijn de manieren waarop je werk het milieu raakt, zoals energie, afval, uitstoot en lozingen. Je bepaalt welke daarvan zwaar wegen. De tweede lijst gaat over je complianceverplichtingen. Dat zijn de wetten, vergunningen en afspraken waaraan je moet voldoen. Op beide lijsten bouw je je risico's, je doelen en je werkafspraken. Wat erin hoort, staat bij de eisen van ISO 14001.

Je beoordeelt zelf of je aan al je milieuregels voldoet. Dat heet de evaluatie van compliance (paragraaf 9.1.2). Je legt de uitkomst vast. Doe dit vóór fase 2. EA-7/04 vraagt dat je je naleving zo aantoont voordat de certificeerder het certificaat geeft. Voldoe je op een punt niet? Dan laat je een vastgelegde afspraak zien met de toezichthouder, zoals de omgevingsdienst. In die afspraak staat een plan om het op te lossen. Ook met zo'n afspraak certificeert de certificeerder je alleen bij uitzondering. Hij moet dan bewijs zien dat je systeem dat plan kan waarmaken. Wie bewust of steeds de regels overtreedt, krijgt geen certificaat.

Bouw je systeem meteen op ISO 14001:2026. Na 31 oktober 2027 komen nieuwe certificaten alleen nog op die versie. Dat staat in het overgangsdocument van Global ACI. Een certificeerder moet daarvoor eerst zelf goedgekeurd zijn. Die goedkeuring moet uiterlijk 30 april 2027 rond zijn. Op 24 september 2026 noemde nog geen enkele Nederlandse scope de versie van 2026. Is je certificeerder nog niet goedgekeurd? Dan krijg je een certificaat op de versie van 2015. Dat certificaat zet je later om met een overgang naar 2026. Vraag daarom in elke offerte vanaf wanneer de certificeerder op 2026 mag certificeren. Welke stukken verplicht zijn, staat bij de documenten voor ISO 14001.

Fase 1 is vooral een controle van je stukken en je planning. Fase 2 is het bezoek waarin de auditor kijkt of je doet wat je hebt vastgelegd. Afwijkingen, het besluit en je rechten zijn bij elke norm gelijk en staan bij de certificeringsaudit. Bij ISO 14001 kijkt de auditor in elke fase naar het volgende:

EA-7/04 waarschuwt certificeerders voor te veel audittijd op kantoor. Daarmee wordt een systeem dat in de praktijk niet werkt te makkelijk gemist. Reken er dus op dat de auditor je werkplaats, terrein of opslag wil zien. Fase 1 en fase 2 duren samen 2,5 tot 3 dagen bij 1 tot 5 fte. Dat staat in tabel EMS 1 van Global ACI-TECH-3-004 (IAF MD 5). Ze duren langer naarmate je bedrijf groter is en je milieuaspecten zwaarder zijn. Hoeveel dagen het voor jou worden, staat bij de kosten van ISO 14001.

Een certificeerder plant je eerste audit meestal drie tot vier maanden na je opdracht. Bij ISO 14001 komt daar iets bij. Niet elke certificeerder mag jouw sector doen. CertificeerWijzer telde op 24 september 2026 in het de nationale accreditatie-instantie-register en de UKAS-schedules 18 certificeerders in Nederland met ISO 14001 in hun accreditatie. Daarvan hebben 2 een accreditatie voor alle 39 sectoren. De helft, 9 van de 18, heeft een accreditatie voor hooguit 8 sectoren. Voor de bouw zijn er 16 zonder beperking, voor de zorg 7. Zit je in een sector met weinig keus? Dan loont het om nog eerder te vragen. Vraag in elke offerte naar de eerste datum voor fase 1. Past je certificeerder later niet meer? Dan kun je overstappen zonder opnieuw te beginnen.

Met één aanvraag bij CertificeerWijzer vraag je op de dag dat je begint offertes op bij certificeerders die ISO 14001 voor jouw sector mogen doen. De wachttijd loopt dan terwijl jij je lijsten opbouwt.