Verplichte documenten voor ISO 45001

Van de Arbowet moet je als werkgever al een RI&E met plan van aanpak hebben, ook zonder ISO 45001. Voor het certificaat vraagt de norm daarnaast vaste stukken. Die zijn er in twee soorten. Documenten houd je actueel, zoals je arbobeleid. Registraties bewaar je als bewijs van wat er gebeurd is, zoals het verslag van een ongevalsonderzoek. Beide staan hieronder in een tabel.

De norm noemt alles wat je vastlegt samen gedocumenteerde informatie. De vorm kies je zelf: papier, een gedeelde map of een app. Hoeveel je vastlegt, hangt af van je bedrijf. Een bouwbedrijf met steigers, kranen en gevaarlijke stoffen legt meer vast dan een adviesbureau met tien mensen.

De versie die nu geldt is ISO 45001:2018, met de aanvulling over klimaat uit 2024. In Nederland heet de norm NEN-EN-ISO 45001:2023, met A1:2024. Wat de hoofdstukken vragen, staat bij de eisen van ISO 45001.

Bij ISO 45001 begint het vastleggen al vóór de audit. Het regeldocument voor arbocertificering, Global ACI-TECH-3-016 (IAF MD 22), eist dat je aanvraag deze gegevens bevat:

Tel bij het aantal mensen ook de mensen van onderaannemers mee die onder jouw leiding of invloed werken. Dat eist Global ACI-TECH-3-004 (IAF MD 5) voor ISO 45001. Met deze gegevens kiest de certificeerder je risicocategorie en je aantal auditdagen. Hoe dat uitpakt, staat bij de kosten van ISO 45001.

Je RI&E is het belangrijkste stuk voor ISO 45001. Die is in Nederland al verplicht volgens artikel 5 van de Arbowet. Daarin leg je schriftelijk vast welke risico's het werk voor je werknemers heeft. Je beschrijft de gevaren en de maatregelen die de risico's beperken. Een plan van aanpak hoort erbij. Daarin staat welke maatregelen je neemt en binnen welke termijn.

Voor ISO 45001 is de RI&E een goed vertrekpunt, maar meestal niet genoeg. De Arbowet dekt je eigen werknemers en uitzendkrachten al. Ook eist artikel 5 dat je de RI&E bijwerkt als je werk verandert. ISO 45001 neemt daarnaast onderaannemers en bezoekers mee. En de norm vraagt dat je meet of je maatregelen werken.

Deze documenten vraagt ISO 45001 voor het certificaat. Je houdt ze actueel:

Naast die documenten bewaar je bewijs dat je doet wat je hebt afgesproken. Deze registraties vraagt ISO 45001 voor het certificaat:

Twee dingen wil de auditor ook zien, al staat niet vast dat de norm er een registratie voor eist:

Het bewijs dat je de arbowetten naleeft, is bij ISO 45001 het stuk waar het om draait. TECH-3-016 heeft er een eigen bijlage voor. De certificeerder geeft pas een certificaat als je met je eigen controle hebt laten zien dat je aan de wet voldoet. Voldoe je ergens nog niet aan? Dan heb je een plan nodig met een einddatum, liefst afgestemd met de toezichthouder. In het auditrapport schrijft de auditor op hoe goed je systeem je wettelijke plichten afdekt.

Een certificaat is geen bewijs dat je elke wet naleeft. Een auditor is geen inspecteur en geeft geen verklaring over je naleving af. Hij toetst wel of je eigen controle klopt.

In fase 1 kijkt de auditor of je stukken compleet genoeg zijn om je systeem echt te toetsen. De regels daarvoor staan in ISO/IEC 17021-1, de norm die elke geaccrediteerde certificeerder volgt. Bij ISO 45001 bekijkt hij vooral:

Je krijgt de conclusies van fase 1 op papier. Daarin staan de punten die in fase 2 een afwijking kunnen worden. Een afwijking is iets wat niet aan de norm voldoet. Gebruik de tijd tot fase 2 om die punten op te lossen.

In fase 2 legt de auditor je stukken naast de werkvloer. TECH-3-016 waarschuwt certificeerders om niet te veel audittijd aan kantoorwerk te besteden. De auditor toetst je naleving aan wat je echt doet, en niet aan je plannen. Hij loopt dus mee op de werkvloer of de bouwplaats. Hij kijkt of de maatregelen uit je RI&E daar worden toegepast. En hij vraagt medewerkers, je ondernemingsraad en onderaannemers naar hun kennis van de risico's.

Overtreed je opzettelijk of steeds opnieuw dezelfde regel? Dan krijg je geen certificaat. Ontbreekt bewijs dat je de wet naleeft, dan krijg je in principe ook geen certificaat. Alleen met een plan met einddatum kan de certificeerder in uitzonderlijke gevallen toch een certificaat geven. Een ontbrekend verplicht stuk kan een grote afwijking (major) zijn. Die moet je oplossen voordat je het certificaat krijgt. Hoe het traject verder loopt, staat bij de stappen voor ISO 45001.

De eisen aan je documenten zijn voor elke certificeerder gelijk. Hoe hij fase 1 aanpakt, verschilt wel. De een vraagt je RI&E en je wettenoverzicht vooraf op. De ander komt meteen langs. Vraag in de offerte hoe fase 1 gaat, hoeveel bouwplaatsen of locaties hij in fase 2 bezoekt en wat het kost als fase 2 opnieuw moet. Leg de offertes op deze punten naast elkaar. Via CertificeerWijzer vraag je ze in één keer op bij certificeerders die jouw sector mogen doen.