ISO 45001-certificaat halen: stappen en doorlooptijd

Begin je vanaf nul en vraag je meteen offertes op, dan duurt een ISO 45001-traject ongeveer acht maanden. Daarvan is drie tot vier maanden wachttijd bij de certificeerder. Heb je al een actuele RI&E en werk je met vaste afspraken, bijvoorbeeld voor VCA of ISO 9001? Dan ben je in vier tot vijf maanden klaar. Moet het certificaat er op een vaste datum zijn, zoals voor een aanbesteding? Begin dan tien maanden van tevoren. Hoe die maanden zijn opgebouwd, geldt voor elke norm. Dat staat bij voor het eerst certificeren.

De stappen zelf zijn bij elke norm gelijk. Dit is de volgorde, met wat je zelf doet:

Bij stap 1 tot en met 4 vraagt ISO 45001 meer dan andere normen. Die extra eisen staan in het regeldocument voor arbocertificering, Global ACI-TECH-3-016 (IAF MD 22).

Bij ISO 45001 vraagt de certificeerder meer dan je aantal fte en je activiteiten. In je aanvraag noem je ook je belangrijkste gevaren en arborisico's. Je noemt de gevaarlijke stoffen die je gebruikt. En je noemt de arbowetten die voor je gelden. Ook geef je op wie er op je eigen locatie werkt en wie elders. Je RI&E is hiervoor de beste bron. Met die gegevens bepaalt de certificeerder je risicocategorie, en daarmee je auditdagen. Hoe dat werkt, staat bij de kosten van ISO 45001.

Je legt vast welk werk en welke locaties onder het certificaat vallen. Bij ISO 45001 horen daar ook de tijdelijke locaties bij die jij beheert, zoals een bouwplaats. Werken je mensen bij een klant? Dan moet je systeem dat werk ook dekken. De certificeerder overweegt dan om die locaties zelf te bezoeken. Hij kijkt daarbij naar de risico's van het werk, de afspraken met de klant en je cijfers over ongevallen en bijna-ongevallen. Werk je met meerdere vestigingen? Dan mag de auditor er alleen een steekproef van bezoeken als ze hetzelfde werk en dezelfde risico's hebben.

Een certificeerder mag geen advies geven over managementsystemen, aan geen enkel bedrijf. Dat regelt ISO/IEC 17021-1, de norm waar elke geaccrediteerde certificeerder zich aan houdt. TECH-3-016 telt bij arbo ook dit als advies: je risicobeoordelingen maken, voor jou als veiligheidscoördinator optreden, ongevallen onderzoeken en namens jou met de inspectie praten. Laat zulk werk dus doen door een adviseur of arbodienst, en niet door je certificeerder. Of je een adviseur nodig hebt en waar zijn prijs van afhangt, staat bij implementatiebegeleiding.

De certificeerder geeft pas een certificaat als je hebt laten zien dat je de arbowetten naleeft. Dat doe je met je eigen controle op de naleving, vóór het besluit over je certificaat. Voldoe je ergens nog niet aan? Dan heb je een plan met een einddatum nodig, liefst afgestemd met de toezichthouder. Alleen in uitzonderlijke gevallen geeft de certificeerder dan toch een certificaat. De bijlage over naleving in TECH-3-016 regelt dit. De RI&E met plan van aanpak uit artikel 5 van de Arbowet is daarbij het eerste wat de auditor wil zien.

In fase 1 kijkt de auditor of je systeem compleet genoeg is om te toetsen. In fase 2 kijkt hij of het in de praktijk werkt. Vindt hij iets wat niet aan de norm voldoet, dan heet dat een afwijking. Die regels zijn bij elke norm gelijk en staan bij de certificeringsaudit. Bij ISO 45001 kijkt de auditor in elke fase naar het volgende:

Op afstand mag de auditor bij ISO 45001 alleen documenten bekijken en mensen spreken. Hoe je je werk en je risico's beheerst, toetst hij ter plekke. Draai je in ploegen? Dan bezoekt hij in de eerste drie jaar ten minste één ploeg binnen en één buiten kantoortijd. Aan het eind van de audit vertelt de auditor wat hij vond. Voor dat sluitingsgesprek nodig je de wettelijk verantwoordelijke leiding, de bedrijfsarts of wie de gezondheid bewaakt en de vertegenwoordiger van de werkenden uit. Is iemand er niet, dan legt de certificeerder de reden vast. Die regels staan in TECH-3-016 en in Global ACI-TECH-3-004 (IAF MD 5).

Met je certificaat neem je een extra plicht op je. Gebeurt er een ernstig ongeval of een ernstige overtreding waar de inspectie bij komt? Dan meld je dat direct bij je certificeerder. Die afspraak moet in je contract staan. De certificeerder kan dan een extra audit doen. Zo kijkt hij of je systeem werkte. Blijkt je systeem ernstig tekort te schieten, dan kan hij je certificaat schorsen of intrekken. Wie opzettelijk of steeds opnieuw de wet overtreedt, krijgt of houdt geen certificaat.

Een certificeerder plant je eerste audit meestal drie tot vier maanden na je opdracht. Bij ISO 45001 is de keuze kleiner dan bij ISO 9001. CertificeerWijzer telde op 24 september 2026 12 certificeerders in Nederland met ISO 45001 in hun accreditatie. Die mogen alle 12 de bouw doen, maar voor de zorg zijn het er 6. Vraag in elke offerte naar de eerste datum voor fase 1, naast het aantal dagen.

Een nieuwe versie van de norm staat gepland voor 2027. Tot die er is, certificeer je op ISO 45001:2018. Wat je daarna moet aanpassen, hoor je pas als de nieuwe versie verschijnt. Past je certificeerder later niet meer? Dan kun je overstappen zonder opnieuw te beginnen.

Vraag daarom offertes op de dag dat je begint. Hun wachttijd loopt dan terwijl jij je RI&E en je systeem op orde brengt. Via CertificeerWijzer gaat die aanvraag in één keer naar certificeerders die jouw sector mogen doen.